CFI krijgt op vooraf overeengekomen data van Informatie Beheer Groep een ‘foto’ uit BRON: dit is een afslag van de registratie in BRON op dat moment. In de foto staan in- en uitschrijfgegevens, examengegevens, diplomagegevens en – in het beroepsonderwijs - gegevens over Beroeps Praktijk Vorming (BPV). De foto wordt minimaal vier keer per jaar geleverd. De foto gaat behalve naar CFI ook naar het CBS en de Inspectie van het Onderwijs.
CFI verwerkt de gegevens in een database. Na enkele controles gebruikt CFI de gegevens voor de bekostiging van instellingen en voor beleidsinformatie. Voor bekostiging wordt via een beslisboom bepaald welke leerlingen/deelnemers wel of niet worden bekostigd. Voor beleidsinformatie wordt een beslisboom gehanteerd op basis van definities waarover met gebruikers overeenstemming is bereikt. Er is sprake van een toenemende vraag naar informatieproducten. Voor relevante onderwerpen als voortijdig schoolverlaten (vsv) worden extra foto’s geleverd aan CFI om de actualiteit te kunnen volgen.
CFI krijgt de gegevens geanonimiseerd (op omnummer) op leerling-niveau aangeleverd. Ze zijn dus niet tot op de persoon herleidbaar. De informatieproducten van CFI bevatten gegevens op geaggregeerd niveau dan wel op geanonimiseerd leerling-niveau.
Op 15 oktober moeten alle inschrijfgegevens met peildatum 1 oktober in BRON staan. Op 1 juli moet de accountantscontrole zijn afgerond. Na 1 juli zijn alle gegevens in BRON voor de bekostiging definitief. De vaststelling van de definitieve bekostiging vindt uiterlijk in september plaats.
In het primair onderwijs is het persoonsgebonden nummer op dit moment nog niet ingevoerd. Vanaf 1 oktober 2009 vindt de bekostiging via BRON plaats. Scholen in het primair onderwijs zullen direct bekostigd willen worden op nieuwe instroom.