IB-Groep Directie Klantenservice
Welke gegevens?
De directie Klantenservice van de IB-Groep krijgt op gezette momenten een ‘resultaatbestand’ uit BRON: dit is een afslag van de registratie van leerlingen/studenten in BRON op dat moment. Het bestand bevat de inschrijvingen van leerlingen en deelnemers in VO en BVE en in het BVE ook de diploma’s. Met deze bestanden voert de IB-Groep controles uit op de rechtmatigheid van toekenningen voor studiefinanciering en tegemoetkomingen. Voor de komst van BRON was de registratie voor les- en cursusgeld een controlesysteem voor de IB-Groep.
Inschrijvingen en uitschrijvingen zijn de basisgegevens in het toekenningproces in het kader van de Wet Studiefinanciering. De gegevens voor studiefinanciering worden geregistreerd in een apart systeem, dat beheerd wordt door Klantenservice. Dit is gekoppeld aan Mijn IB-Groep, waarmee de student zelf online transacties kan uitvoeren en (persoons)gegevens kan wijzigingen. De juistheid van de gegevens over opleiding (in- en uitschrijving en niveau) wordt gecontroleerd aan de hand van de registratie in BRON. Controle op in- en uitwonende studenten gaat via de GBA.
Bij BOL is er voor leerlingen op niveau 3 en 4 sprake van een prestatiebeurs BOL. Dit betekent dat de studerende de studiefinanciering in eerste instantie als een voorlopige lening zal ontvangen. Wanneer er een diploma is behaald, zal deze voorlopige lening worden omgezet in een gift. BRON levert de gegevens over behaalde dilploma’s (datum en opleiding) door aan het proces voor studiefinanciering.
Wat gebeurt ermee?
Wordt er een afwijking geconstateerd die van invloed is op het recht op studiefinanciering, dan ontvangt de student hiervan bericht. HIj heeft dan de mogelijkheid om zijn gegevens aan te passen of- als de registratie in BRON niet juist is – de instelling te vragen om de gegevens te wijzigen. Lukt het niet om de student in BRON te registreren, dan kan de instelling via een schoolverklaring zorgen dat het recht op studiefinanciering alsnog wordt vastgesteld. Worden de gegevens niet (tijdig) aangepast, dan vindt er een herziening op de studiefinanciering plaats. Dit kan betekenen dat een student zijn beurs en gebruik van een OV-studentenkaart moet terugbetalen.
Privacy
Bij de toekenning van studiefinanciering krijgt de student op basis van een aantal persoonsgegevens (achternaam en geboortedatum zijn de belangrijkste) een identificatienummer (correspondentienummer). Voor het uitvoeren van de wet Studiefinanciering mag de directie Klantenservice alle gegevens uit BRON gebruiken en inzien.
Actualiteit
Een actueel BRON is van groot belang voor een goede uitvoering van studiefinancieringsproces. Als de gegevens correct en betrouwbaar zijn kan dit extra werk voorkomen voor student, instelling en IB-Groep.
