Instellingen
Welke gegevens?
Instellingen in het bekostigd onderwijs leveren inschrijfgegevens via hun administratiepakket aan BRON. De peildatum die hierbij gebruikt wordt is 1 oktober van het betreffende studiejaar. Scholen in het VO leveren daarnaast de resultaten van Schoolexamens (SE) en Centrale Examens (CE) aan. Instellingen in het beroepsonderwijs leveren diplomagegevens aan. Het proces van aanlevering kan verder per sector verschillen. VO- en BVE-instellingen leveren ‘batches’ met gegevens aan via het elektronische loket van de IB-Groep. Voor het primair onderwijs zal in de toekomst een andere techniek worden ingezet: zij zullen na aansluiting in 2009 met een druk op de knop de gegevens uit hun administratiesysteem overzetten naar BRON via een XML-verbinding.
Wat gebeurt ermee?
De school levert de gegevens aan BRON en krijgt een terugkoppeling uit BRON. Dat gebeurt met signalen en afkeuringen. Wordt een gegeven afgekeurd, dan moet de school het opnieuw aanleveren. Heeft een gegeven een signaal, dan moet de school nagaan of er misschien iets ontbreekt of gewijzigd moet worden. Het proces van registratie voor een studiejaar wordt uiteindelijk afgesloten met een verklaring van de instellingsaccountant. De deadline hiervoor is 1 juli. Dan is het aan CFI om de definitieve bekostiging van een school vast te stellen. Voor de aanlevering van examengegevens gelden wettelijke deadlines. IB-Groep en Inspectie controleren in samenwerking of de scholen zich hieraan houden.
Privacy
De instelling levert de inschrijvingsgegevens aan via het administratiesysteem. Dit bevat het persoonsgebonden nummer, persoonsgegevens en de gegevens over de opleiding. De gegevens worden in ‘batches’ aan de IB-Groep geleverd. Dat gebeurt via een beveiligde internetsite, waarop instellingen kunnen inloggen. Voor de uitwisseling via de beveiligde site gelden zware beveiligingseisen.
Actualiteit
Voor iedere sector zijn specieke afspraken gemaakt over de termijn waarop scholen mutaties moeten aanleveren. Gezien het groeiende aantal toepassingen wordt de actualiteit van BRON steeds belangrijker. Voorbeelden zijn de inschrijfcontroles, het monitoren van relatief verzuim en –voor het komend jaar – de uitkering van de vergoeding voor schoolboeken aan ouders en scholieren (18 jaar of ouder).
