EDITIE HOGER ONDERWIJS 29:05:2009
Special lotingsproces
| MEER INFORMATIE | |
 |
|
|
|
|
|
|
|
E-ZINE printversie |
COLOFON |
| E-zine is de digitale nieuwsbrief van de IB-Groep voor relaties en intermediairs in het po-, vo-, bve- en ho-veld. E-zine verschijnt minimaal 12 keer per jaar en bij een groter nieuwsaanbod vaker. |
Deze special van het Infobulletin is tot stand gekomen in samenwerking met Studielink en is volledig gewijd aan het lotingsproces.
In deze nieuwsbrief worden de belangrijkste zaken met betrekking tot het lotingsproces uiteengezet. Hierbij wordt eerst een kort overzicht gegeven van het proces zoals dat nu verloopt tussen Studielink, instellingen en IB-Groep en worden vervolgens onderwerpen verder uitgediept. Hierbij is zoveel mogelijk de volgorde van het proces zelf aangehouden.
Voordat we hier verder op in gaan, zetten we de huidige stand van zaken nog even op een rij:
Dit jaar zijn er in totaal 73 lotingsopleidingen, waarvan 42 bij HBO-instellingen en 31 bij universiteiten. In totaal hebben zich tot en met 15 mei ca 34000 studenten aangemeld via Studielink voor een opleiding met een loting. Hiervan moeten minder dan 2000 studenten nog hun verificatiecode invoeren. Daarnaast zijn er ca 1100 studenten die niet zijn geïdentificeerd en die ook niet hebben gereageerd op verzoeken en herinneringen om hun persoonsgegevens te laten verifiëren.
Korte schets loting in Studielink
Een student meldt zich aan in studielink voor een opleiding met loting, al dan niet met decentrale selectie. De instelling van 1e voorkeur en/of de instelling van decentrale selectie ontvangt een bericht met het inschrijfverzoek van de student.
De identiteit van de student moet vervolgens worden vastgesteld. Zodra de identiteit van de student is vastgesteld wordt de aanmelding doorgestuurd naar de IB-Groep. Let op: zolang een student nog niet decentraal is geverifieerd of nog niet is gevonden in het GBA (geen verificatiecodebrief gestuurd) wordt de aanmelding niet geregistreerd bij de IB-Groep. Als deze stap niet voor de loting is afgerond doet de student dus per definitie niet mee met de loting.
Zodra het aanmeldverzoek is verwerkt bij de IB-Groep moet worden bepaald of de student toelaatbaar is en moet de vooropleiding van de student worden geverifieerd. Als uiteindelijk blijkt dat de vooropleiding van de student niet voldoet of dat de student niet aan de overige aanvullende eisen voldoet, wordt de aanmelding ingetrokken en doet de student niet mee met de loting.
Voor studenten die wel meedoen aan de loting levert de IB-Groep half juli, zodra de daadwerkelijke loting heeft plaatsgevonden, de resultaten van de loting aan Studielink. Studielink levert deze resultaten door aan de instelling. Studenten die zijn ingeloot moeten binnen 28 dagen hun inschrijving binnen Studielink vervolgen. Hierbij voert de student onder andere de betaalgegevens in. Zodra de student de inschrijving vervolgt, is het plaatsingsbewijs 'verzilverd'. De instelling krijgt bericht dat de student de inschrijving heeft vervolgd (d.w.z. heeft aangegeven gebruik te maken van het BvT). De instelling kan de student nu inschrijven als deze aan alle andere verplichtingen heeft voldaan (o.a. betalen). Zodra de student is ingeschreven geeft de instelling dit door aan Studielink en Studielink weer aan de IB-Groep.
Meer informatie over Studielink en loting is te vinden in het document Studielink en Loting op Studielink Intranet.
Aanmelding
Alle studenten melden zich via Studielink aan voor de loting.
Aanmeldingen na 15 mei voor een studie met loting.
Studenten die zich na 15 mei voor een lotingsstudie hebben aangemeld, komen op een wachtlijst te staan. Van belang is hierbij het volgende: Kandidaten, die op de wachtlijst staan, komen pas in augustus voor plaatsing aan de beurt. De uitgelote gegadigden van andere opleidingen zijn namelijk het eerst aan de beurt om zich voor deze opleidingen aan te melden. Eventueel kunt u kenbaar maken dat het CBAP na de eerste plaatsingsronde (half juli) meteen ook van de wachtlijst gaat plaatsen, maar dan is er wel de verplichting om alle uitgelote kandidaten, die eventueel later nog hun belangstelling kenbaar maken, ook te accepteren zodat er uiteindelijk misschien boven de capaciteit geplaatst moet worden. Wij verzoeken u in de communicatie met uw wachtlijstkandidaten duidelijk aan te geven, dat er ondanks de ruimte die er wellicht nog bij uw opleiding is, wel degelijk sprake is van een plaatsingsprocedure. Ook is van het grootste belang, dat deze kandidaten er op gewezen worden dat het voor snelle plaatsing noodzakelijk is, dat de benodigde stukken (dus de cijferlijsten en/of diploma's) zo spoedig mogelijk bij het CBAP worden ingeleverd.
Mei-mailing
Op 1 mei hebben studenten die zich voor een eerstejaars opleiding hebben aangemeld de mei mailing van de IB-Groep ontvangen. Hierin staat voor welke opleidingen een loting is ingesteld en dat studenten zich tot en met 15 mei voor een opleiding met een loting konden aanmelden. Dmv de mei-mailing zijn de studenten ook geïnformeerd over de inzendtermijnen van de diploma's en cijferlijsten.
Ondanks dat vooropleidingen in Studielink worden geverifieerd moet de student een gewaarmerkte kopie van het diploma en/of cijferlijst naar het CBAP sturen, ten behoeve van de berekening van het gemiddeld eindexamencijfer.
Wanneer studenten niet (kunnen) voldoen aan de nadere vooropleidingseisen en/of de inzendtermijnen wordt de aanmelding ingetrokken en doet de student niet mee met de loting.
Controle toelaatbaarheid vooropleiding en beschikkingen oude vooropleidingen
Voor studenten met een havo- of vwo diploma oude stijl, geldt dat de instelling een beschikking aan het CBAP dient af te geven waarin staat dat de student toelaatbaar is. Momenteel is het CBAP aan het onderzoeken of het mogelijk is om volgend jaar de studenten met HAVO/VWO oude stijl een aparte code mee te geven, zodat bij de instellingen duidelijk is op basis van welke vooropleiding toelating gevraagd wordt en dat het niet gaat om een daadwerkelijk toelatingsexamen. Voor dit studiejaar is het helaas technisch niet mogelijk om de aanpassing door te kunnen voeren. Dit betekent dat voor dit jaar er door de instellingen een papieren verklaring aan de student moet worden afgegeven (colloquium doctum) die de student vervolgens bij de IB-groep in geval van een lotingsstudie moet inleveren.
Deadline identificatie en verificatie persoonsgegevens: 15 juni a.s
Studenten die niet uniek geïdentificeerd kunnen worden (niet gevonden in de GBA) wordt middels een mail via Studielink gemeld dat zij een kopie van hun identiteitsbewijs moeten sturen ter identificatie en verificatie. Dit betreft voornamelijk studenten met een buitenlands woonadres. Aangesloten instellingen kunnen deze studenten dan decentraal verifiëren. Voor niet-aangesloten instellingen doet het CBAP dit. Het is van groot belang dat de aangesloten instellingen de kopieën van de identiteitsbewijzen van studenten die zich hebben aangemeld voor een opleiding met een loting direct na ontvangst te verwerken. Zolang de student niet is geïdentificeerd komt de aanmelding niet binnen in het systeem van het CBAP en doet de student ook niet mee met de loting. Als de student zich vóór 15 mei 2009 heeft aangemeld heeft deze wel recht om mee te loten. Deze kopieën identiteitsbewijzen moeten vóór 15 juni 2009 verwerkt worden zodat studenten nog voldoende tijd hebben om verdere stukken in te sturen voor de loting. Heeft u bij uw instelling problemen met de verificatie van de persoonsgegevens van een of meer student(en), meldt u dit dan bij de afdeling CBAP via hun mailboxCBAP-box@ib-groep.nl
Hoe wordt omgegaan met studenten die de verificatiecode niet hebben ingevoerd?
Studenten die wel uniek zijn geïdentificeerd (gevonden in de GBA) hebben op hun GBA adres een verificatiecode ontvangen die ze moeten invoeren. Hoewel dit jaar in vergelijking met vorig jaar aanzienlijk minder studenten hebben verzuimd de verificatiecode in te voeren, heeft de IB-Groep op verzoek van de instellingen besloten deze studenten niet uit te sluiten van de loting. Het gaat hier alleen om die studenten die wél geïdentificeerd zijn in het GBA, maar die de code niet hebben ingevoerd. Op moment van opstellen van deze nieuwsbrief gaat het om een groep van minder dan 2000 studenten. De IB-Groep verifieert deze studenten aan de hand van de door hen ingestuurde gewaarmerkte diploma's en cijferlijsten.
Richting studenten blijven we communiceren dat de studenten hun verificatiecode moeten invoeren, omdat hiermee de betrouwbaarheid van de persoonsgegevens geverifieerd is.
Studenten met een Voorlopig Bewijs van Toelating
Ca 54 studenten hebben vorig jaar (2008-2009) een voorlopig Bewijs van Toelating (vBvT) ontvangen voor het collegejaar 2009-2010. Studenten die gebruik willen maken van hun voorlopig Bewijs van Toelating moeten in Studielink wel een inschrijfverzoek voor dit jaar (2009-2010) doen. Op dit moment staat er nog een PR open waardoor studenten dit verzoek nog niet kunnen doen. In Studielink 2.9.10, op 23 juni, wordt dit probleem opgelost.
Deze groep studenten krijgt op korte termijn vanuit Studielink een mededeling dat zij op dit moment nog geen verzoek kunnen doen maar dat zij na 1 juli 2009 alsnog een verzoek moeten indienen voor de opleiding waarvoor ze een vBvT hebben ontvangen. Hierbij zal worden aangegeven dat de student de melding over verstreken deadlines kan negeren omdat deze niet geldt voor studenten met een voorlopig Bewijs van Toelating. IB-Groep en Studielink hebben afgesproken dat studenten die dit jaar (2009-2010) een voorlopig Bewijs van Toelating ontvangen voor volgend jaar (2010-2011) bij het vBvT een duidelijke(r) instructie ontvangen hoe zij volgend jaar moeten handelen:
- Tussen 15 mei en 10 juli 2010 een inschrijfverzoek doen in Studielink.
- Zodra de student bericht krijgt dat zijn Bewijs van Toelating (inloting) verwerkt is in Studielink het inschrijfverzoek vervolgen.
Uitslag van de loting en openstelling Ruilbeurs
De uitslag van de loting wordt op 16 juli bekend gemaakt. De IB-Groep levert op 16 juli vanaf 7.30 uur de resultaten van de loting aan Studielink. Studielink stuurt deze resultaten door naar de studenten en de instellingen. Op de Secure Site van de IB-Groep kunnen de instellingen vanaf 12 juli (net als voorgaande jaren) de lotingsbestanden downloaden. De Ruilbeurs wordt op 17 juli om 10.00 uur op de website van de IB-Groep opengesteld.
Vervolgen inschrijving na inloting / wijzigen na uitloting
Studenten die zijn ingeloot moeten binnen 28 dagen hun inschrijving binnen Studielink vervolgen. Hierbij voert de student onder andere de betaalgegevens in. Zodra de student de inschrijving vervolgt, is het plaatsingsbewijs 'verzilverd'. De instelling krijgt bericht dat de student de inschrijving heeft vervolgd (d.w.z. heeft aangegeven gebruik te maken van het BvT). De instelling kan de student nu inschrijven als deze aan alle overige verplichtingen heeft voldaan (o.a. betalen). Zodra de student is ingeschreven geeft de instelling dit via Studielink door aan de IB-Groep.
Studenten die zijn uitgeloot kunnen zich via Studielink voor een opleiding met een tweede loting of voor een opleiding met vrije instroom aanmelden. Hierover worden de studenten in de uitlotingsbrief geïnformeerd. Van groot belang hierbij is dat de student zijn oude aanmelding niet intrekt.
Verzilveren plaatsingsbewijzen
Om zowel de processen bij de aangesloten als niet-aangesloten instellingen te kunnen ondersteunen wordt dit jaar nog zowel de papieren procedure voor Bewijzen van Toelating als de Studielink procedure gehanteerd en ondersteund. Studenten ontvangen van de IB-Groep een papieren Bewijs van Toelating (BvT, deel 1 en 2) met de instructie om zowel in Studielink de inschrijving te vervolgen als het papieren BvT naar de instelling op te sturen. Hierdoor hoeven we studenten niet uit te leggen dat er een verschil is tussen aangesloten en niet aangesloten instellingen.
De niet aangesloten instellingen kunnen gewoon de papieren procedure volgen. Wel adviseren we deze instellingen om regelmatig de Studielink FOTO te controleren en te kijken of er studenten zijn die wel hun inschrijving vervolgd hebben in Studielink maar niet het papieren BvT hebben opgestuurd.
Voor de aangesloten instellingen gaan we er vanuit dat deze de Studielink procedure volgen. Wat de instelling vervolgens doet met de papieren BvT's die de studenten opsturen is ter beoordeling van de instelling. Deze kunnen weggegooid worden, gearchiveerd worden of ter controle worden gebruikt. We adviseren de aangesloten instellingen om in het SIS te controleren op studenten die wel het papieren BvT hebben opgestuurd maar niet de inschrijving hebben vervolgd in Studielink. Het is o.a. afhankelijk van het SIS en de eigen procedures wat de instelling hier verder mee doet (bijvoorbeeld de student er op attenderen dat hij / zij de inschrijving nog moet vervolgen of de student gewoon op basis van het papieren BvT inschrijven in het SIS).
Let op: met ingang van Studielink 2.9 is het moment waarop een BvT 'verzilverd' wordt veranderd, conform met de PW afgestemde procedure. Dit betekent dat het BvT al wordt verzilverd (zie tekst hierboven) op het moment dat de student de inschrijving in Studielink vervolgt. Indien de student de inschrijving niet vervolgt maar het SIS wel doorgeeft dat de student volledig is ingeschreven wordt het BvT alsnog verzilverd.
Een en ander heeft ook consequenties voor de wijze waarop gehandeld moet worden als achteraf blijkt dat een student die heeft aangegeven gebruik te maken van het BvT uiteindelijk toch niet wordt ingeschreven.
De studentadministratie van de instelling neemt in dat geval contact op met de contactpersonen van CBAP, hetzij via de mail of per telefoon om aan te geven welke plaatsen er vrij komen.
Zie ook: Toelichting bij bewijs van toelating 2009-2010
Wat als de ingelote student (per ongeluk) zijn inschrijvingsverzoek intrekt
Studenten die zijn ingeloot en hun verzoek intrekken in Studielink verliezen niet automatisch hun BvT. Om te voorkomen dat studenten per ongeluk hun verzoek intrekken en daarmee hun BvT verspelen, is afgesproken dat een verzoek pas definitief wordt ingetrokken in RASP als de student deel 2 naar de IB-Groep heeft teruggestuurd. De studenten worden hier ook op gewezen in de toelichting die ze bij het BvT ontvangen.
Als de student per ongeluk toch het inschrijfverzoek heeft ingetrokken in Studielink, dan kan de student dit zelf niet herstellen. Als zich studenten melden die toch per ongeluk hun inschrijving hebben ingetrokken, dan kunnen deze studenten naar de de afdeling CBAP verwezen worden. Een medewerker bij het CBAP kan dan in overleg met de Service Desk Studielink de status van het ingetrokken verzoek weer (laten) terugzetten naar verzoek. Vervolgens stuurt de IB-Groep opnieuw bericht dat de student is ingeloot en kan de student alsnog de inschrijving vervolgen en door de instelling worden ingeschreven.
Ingelote studenten die geen gebruik willen maken van BvT
Studenten die zijn ingeloot maar die geen gebruik van hun plaats maken moeten de aanmelding intrekken dmv het terugsturen van deel 2 van het Bewijs van Toelating naar het CBAP. De student kan dus niet volstaan met het intrekken van het verzoek in Studielink.
Ketentest loting
IB-Groep, Studielink en de VU hebben de ketentest loting uitgevoerd. Het hele proces is getest, met 1 bevinding. Deze bevinding wordt opgelost in de 2.9.10 release van Studielink en gaat op 23 juni in productie.
 |
AFMELDEN VOOR DEZE NIEUWSBRIEF |