In deze nieuwsbrief zijn de belangrijkste zaken die bij het lotingsproces spelen, uiteengezet. Hierbij krijgt u eerst een kort overzicht van het proces zoals dat nu verloopt tussen Studielink, instellingen en DUO en daarna zijn specifieke onderdelen uit het proces verder uitgediept. Hierbij is zoveel mogelijk de volgorde van het proces zelf aangehouden.

Dit jaar zijn er in totaal 84 lotingsopleidingen, waarvan 47 bij hbo-instellingen en 37 bij universiteiten. In totaal hebben zich tot en met 15 mei ca 39.000 studenten aangemeld via Studielink voor een opleiding met een loting. Hiervan zijn er ca 2.700 studenten die niet zijn geïdentificeerd en die ook niet hebben gereageerd op verzoeken en herinneringen om hun persoonsgegevens te laten verifiëren.

Studenten die zich na 15 mei voor een lotingsstudie hebben aangemeld, komen op een wachtlijst te staan. Van belang is hierbij het volgende: kandidaten, die op de wachtlijst staan, komen pas in augustus voor plaatsing aan de beurt. De uitgelote gegadigden van andere opleidingen zijn namelijk het eerst aan de beurt om zich voor deze opleidingen aan te melden. Eventueel kunt u kenbaar maken dat het CBAP na de eerste plaatsingsronde (half juli) meteen ook van de wachtlijst gaat plaatsen. In dat geval is er wel de verplichting om alle uitgelote kandidaten van de andere opleidingen, die eventueel later nog hun belangstelling kenbaar maken, ook te accepteren zodat er uiteindelijk misschien boven de capaciteit geplaatst moet worden. Wij verzoeken u in de communicatie met uw wachtlijstkandidaten duidelijk aan te geven, dat er ondanks de ruimte die er misschien nog bij uw opleiding is, wel degelijk sprake is van een plaatsingsprocedure. Ook is van het grootste belang, dat deze kandidaten er op gewezen worden dat het voor snelle plaatsing noodzakelijk is, dat zij de benodigde stukken (dus de cijferlijsten en/of diploma's) zo spoedig mogelijk bij het CBAP inleveren.

Op 1 mei hebben studenten die zich voor een eerstejaars opleiding hebben aangemeld de mei mailing van DUO ontvangen. Hierin staat voor welke opleidingen een loting is ingesteld en dat studenten zich tot en met 15 mei voor een opleiding met een loting konden aanmelden. Via de mei-mailing zijn de studenten ook geïnformeerd over de inzendtermijnen van de diploma's en cijferlijsten.
Ondanks dat vooropleidingen in Studielink worden geverifieerd moet de student een gewaarmerkte kopie van het diploma en/of cijferlijst naar het CBAP sturen, voor de berekening van het gemiddeld eindexamencijfer.
Wanneer studenten niet (kunnen) voldoen aan de nadere vooropleidingseisen en/of de inzendtermijnen wordt de aanmelding ingetrokken en doet de student niet mee met de loting.

Voor studenten met een havo- of vwo diploma oude stijl (zonder profiel), geldt dat de instelling een beschikking aan het CBAP moet afgeven waarin staat dat de student toelaatbaar is. Deze studenten worden sinds dit studiejaar niet meer geregistreerd als een colloquium doctum (601), maar onder hun eigen code 602 (beschikking havo oude stijl) en 603 (beschikking vwo oude stijl).

Als een student zich aanmeldt voor een opleiding via Studielink, krijgt hij van DUO een brief met een bevestiging van de aanmelding en informatie over het vervolgproces. Vervolgens krijgt dezelfde student voor dezelfde aanmelding ook een digitale bevestiging van zijn aanmelding door Studielink. In overleg met Studielink en het ministerie van OCW is afgesproken dat DUO de schriftelijke bevestiging op korte termijn niet meer verstuurt. De digitale bevestiging vanuit Studielink zal hierop worden aangepast.

Voor studenten die niet tijdig hun DigiD konden aanvragen heeft DUO in samenwerking met Studielink een noodprocedure opgesteld. Hiervan hebben 533 studenten gebruik gemaakt. Uiteindelijk hebben 353 studenten zich op deze wijze ingeschreven voor een opleiding met een loting. Daarnaast hadden 79 een aanmelding gedaan voor een studie zonder loting en hebben 74 helemaal geen aanmelding gedaan voor 2010. De rest was te laat met het indienen van verzoeken tot inschrijving voor de loting.

Studenten die bij de aanmelding geen gebruik kunnen maken van Digid krijgen een mail via Studielink dat zij een kopie van hun identiteitsbewijs moeten sturen ter identificatie en verificatie. Dit betreft voornamelijk studenten met een buitenlands woonadres. Aangesloten instellingen kunnen deze studenten dan decentraal verifiëren. Voor niet-aangesloten instellingen doet het CBAP dit. Het is van groot belang dat de aangesloten instellingen de kopieën van de identiteitsbewijzen van studenten die zich hebben aangemeld voor een opleiding met een loting direct na ontvangst verwerken. Zolang de student niet is geïdentificeerd komt de aanmelding niet binnen in het systeem van het CBAP en doet de student ook niet mee met de loting. Als de student zich vóór 15 mei 2010 heeft aangemeld heeft deze wel recht om mee te loten mits de kopieën identiteitsbewijzen uiterlijk 15 juni 2010 verwerkt zijn en deze studenten voldoen of gaan voldoen aan de eventuele nadere vooropleidingseisen en dit laatste is ook doorgegeven aan het CBAP!

Heeft u bij uw instelling problemen met de verificatie van de persoonsgegevens van een of meer student(en), meld dit dan bij de afdeling CBAP via de mailbox CBAP-box@ocwduo.nl

Vorig jaar (2009-2010) hebben 96 studenten een voorlopig Bewijs van Toelating (vBvT) ontvangen voor studiejaar 2010-2011. Studenten die gebruik willen maken van hun voorlopig Bewijs van Toelating moeten in Studielink wel een inschrijfverzoek voor studiejaar 2010-2011 indienen. Omdat het op dit moment niet mogelijk is om op basis van de selectie van voorgaand jaar een inschrijfverzoek in te dienen voor het komende studiejaar. Deze groep studenten krijgt op korte termijn (15 juni) vanuit Studielink een mededeling dat zij zo snel mogelijk (maar uiterlijk 15 juli) alsnog een verzoek tot inschrijving moeten indienen voor de opleiding waarvoor ze een vBvT hebben ontvangen. Hierbij zal worden aangegeven dat de student de melding over verstreken deadlines kan negeren omdat deze niet geldt voor studenten met een voorlopig Bewijs van Toelating en het proces alleen dient om problemen met de inschrijving bij de instelling te voorkomen.

Het is het CBAP opgevallen dat niet in alle gevallen de juiste sufficiëntieberichten via de instelling in RASP (het systeem van het CBAP) ontvangen worden, waardoor lotingskandidaten ten onrechte op sufficiënt komen te staan, terwijl er in bepaalde vakken nog toetsen afgelegd moeten worden. Het gevolg kan dus zijn dat aan deze kandidaten onterecht een Bewijs van Toelating wordt afgegeven. Waar het CBAP voorafgaand aan de loting constateert dat een SVI (Sufficiënt volgens instelling) niet terecht is ingeschoten, zal deze fout natuurlijk hersteld worden. Als na de loting blijkt dat door de foute berichtgeving van de instelling onterecht een BvT is afgegeven, zal de instelling dit ongetwijfeld bij het inschrijven constateren. Daarom vragen wij de instellingen dringend de al afgegeven SVI-berichten kritisch te beoordelen om problemen naderhand te voorkomen.

De uitslag van de loting wordt op 15 juli bekend gemaakt. DUO levert op 15 juli de resultaten van de loting aan Studielink. Studielink stuurt deze resultaten door naar de studenten en de instellingen. Op de beveiligde site van DUO kunnen de instellingen vanaf 12 juli de lotingsbestanden (B en E) net als de voorgaande jaren downloaden. De Ruilbeurs wordt vanaf 16 juli om 10.00 uur op de website van DUO opengesteld.

Studenten die zijn ingeloot moeten binnen 28 dagen hun inschrijving binnen Studielink vervolgen. Hierbij voert de student onder andere de betaalgegevens in. Zodra de student de inschrijving vervolgt, is het plaatsingsbewijs 'verzilverd'. De instelling krijgt bericht dat de student de inschrijving heeft vervolgd (d.w.z. heeft aangegeven gebruik te maken van het BvT). De instelling kan de student nu inschrijven als deze aan alle overige verplichtingen heeft voldaan (o.a. betalen). Zodra de student is ingeschreven geeft de instelling dit via Studielink door aan DUO.

Studenten die zijn uitgeloot kunnen zich alleen via Studielink voor een opleiding met een tweede loting (dit moet binnen 14 dagen na dagtekening van de uitlotingsbrief) of voor een opleiding met vrije instroom aanmelden. Hierover worden de studenten in de uitlotingsbrief geïnformeerd. Van groot belang hierbij is dat de student zijn oude aanmelding niet intrekt.

Om zowel de processen bij de aangesloten als niet-aangesloten instellingen te kunnen ondersteunen wordt dit jaar nog zowel de papieren procedure voor Bewijzen van Toelating als de Studielink procedure gehanteerd en ondersteund. Studenten ontvangen van DUO een papieren Bewijs van Toelating (BvT, deel 1 en 2) met de instructie om in Studielink de inschrijving te vervolgen en, als de instelling hier om vraagt,  het papieren BvT naar de instelling op te sturen. Hierdoor hoeven we studenten niet uit te leggen dat er een verschil is tussen aangesloten en niet aangesloten instellingen.
De niet aangesloten instellingen kunnen dit jaar voor de laatste keer de papieren procedure volgen. Wel adviseren we deze instellingen om regelmatig de Studielink FOTO te controleren en te kijken of er studenten zijn die wel hun inschrijving vervolgd hebben in Studielink maar niet het papieren BvT hebben opgestuurd.
Voor de aangesloten instellingen gaan we er vanuit dat deze de Studielink procedure volgen. Het is ter beoordeling van de instelling of de student de papieren BvT moet insturen. We adviseren de aangesloten instellingen om in het SIS te controleren op studenten die wel het papieren BvT hebben opgestuurd maar niet de inschrijving hebben vervolgd in Studielink. Het is onder andere afhankelijk van het SIS en de eigen procedures wat de instelling hier verder mee doet (bijvoorbeeld de student er op attenderen dat hij/zij de inschrijving nog moet vervolgen of de student gewoon op basis van het papieren BvT inschrijven in het SIS).

Het kan voorkomen dat een student heeft aangegeven gebruik te maken van het BvT uiteindelijk toch niet wordt ingeschreven. De studentadministratie van de instelling neemt in dat geval contact op met de contactpersonen van het CBAP, hetzij via de mail of per telefoon om aan te geven welke plaatsen er vrij komen.

Studenten die zijn ingeloot maar die geen gebruik van hun plaats maken moeten de aanmelding intrekken via het terugsturen van deel 2 van het Bewijs van Toelating met begeleidend schrijven naar het CBAP. De student kan dus niet volstaan met het intrekken van het verzoek in Studielink.

Contactgegevens

Meer informatie