Geachte lezer,

Na een lange, zonovergoten zomer is het nieuwe schooljaar weer aangebroken. Ook DUO gaat na de relatieve rust in de zomerperiode weer in volle vaart verder, want er staat veel op het programma.

DUO is driekwart jaar in bedrijf. Een periode waarin nog hard gewerkt is aan het afronden van de fusie tussen CFI en de IB-Groep. Stap voor stap leidt dat ook tot een andere werkwijze. Intern en extern. Verandering is dan ook een centraal thema voor DUO. Binnen de organisatie worden de gevolgen van de fusie steeds meer merkbaar. Muren worden geslecht, de manier van werken verandert.

De ontwikkelingen in de politiek zijn spannend en onzeker. Voor het hele onderwijsveld. We weten nog niet wat de koers exact zal worden en wat de impact zal zijn, maar vaststaat dat ook de komst van een nieuw kabinet zal leiden tot veranderingen: voor scholen, gemeenten en voor DUO. Daarbinnen wil DUO invulling blijven geven aan de missie 'Onderwijs mogelijk maken'. Een missie die we in feite samen met u inhoud geven.

Een Chinees spreekwoord luidt: 'Zelfs een reis van duizend mijl begint met een enkele stap'. DUO doet zijn best om het anders aan te pakken. Verbinding te zoeken met politiek en het veld. De klant echt binnen te halen in onze manier van werken. Overbodige rompslomp op te ruimen. Hoe eenvoudig dat soms ook lijkt, het is een kwestie van lange adem. Echt veranderen kost nu eenmaal tijd. Er zijn boeken vol geschreven over veranderen. Het is niet makkelijk en het brengt altijd onzekerheid met zich mee. Maar het kan wel.

Ik wens u een succesvol schooljaar toe.

Rob Kerstens
Directeur-generaal Dienst Uitvoering Onderwijs

Binnenkort wordt een bestand op de beveiligde site geplaatst. De naam van dit bestand is als volgt opgebouwd: het BRIN-nummer van uw school, UI, het jaar en het kwartaal (XX99UI2010_3.xls).

In dit bestand staan opvallende zaken uit BRON waarop uw school mogelijk nog actie moet ondernemen. Voorbeelden van dit soort zaken zijn:

• overleden leerlingen met een geldige inschrijving in het huidige schooljaar
• leerlingen van wie meer dan twee jaar geleden de laatste mutatie is geleverd aan BRON
• leerlingen die jonger zijn dan 10 jaar, of die een examenjaar of een uitschrijfdatum hebben die ver in de toekomst ligt.

Als uw school dergelijke 'uitzonderlijke inschrijvingen' heeft, dan ontvangt u een attenderingsmail met een verwijzing naar de site waar u een korte toelichting kunt vinden.

Als u niet weet hoe deze leerlinggegevens in BRON aangepast moeten worden, dan kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs op het telefoonnummer (050) 599 90 00.

In het verleden maakte DUO een berekening voor de prognose van het aantal inschrijvingen. Die prognose week dikwijls af van de werkelijke gegevens van de school. Dat leidde soms tot misverstanden en irritaties.

Sinds vorig jaar hanteert DUO een nieuwe procedure voor de prognose van het aantal leerlingen dat op een school zal worden ingeschreven. In deze nieuwe werkwijze is de inschatting van de school leidend. U kunt zelf namelijk het beste een inschatting geven van het aantal leerlingen waarvoor u bekostiging aanvraagt.

We hebben uw schatting nodig om onze wettelijke taken voor het ministerie van OCW uit te voeren. We zullen u daarom binnenkort vragen hoeveel leerlingen u op 1 oktober op uw school verwacht te hebben.

Doordat we de meest actuele gegevens van u ontvangen, wordt onnodige bevraging voorkomen. We nemen dan alleen nog maar contact met u op als er sprake is van een bijzondere of opvallende situatie. U blijft van ons uiteraard de gebruikelijke informatie ontvangen via E-zines en de site.

We ontvangen de prognose, voor een tijdige verwerking, bij voorkeur zo snel mogelijk. Door deze werkwijze kunt u zich volledig richten op de levering van gegevens aan BRON. Zoals bekend sluit u de levering uiterlijk op 15 oktober af met het ‘aanvinken’ van uw volledigheidsverklaring.

Wilt u nu al extra ondersteuning van het Informatiepunt Onderwijs? Geef dan per mail (ipo@duo.nl) de uiterlijke datum door waarop u contact wilt en stel daarin alvast uw vraag of vragen.

Op de DUO-site is een nieuwe jaarkalender geplaatst voor VO-scholen. In deze kalender staan alle jaarlijkse BRON-momenten. DUO werkt inmiddels ook aan een nieuwe, digitale kalender waarin zowel de procesmomenten van BRON als die van bekostiging staan. Binnenkort vindt u op de zakelijke site ook het vernieuwde Stappenplan gegevensuitwisseling VO-scholen. Dan wordt ook het Verkort stappenplan gegevensuitwisseling VO-scholen gepubliceerd, voor degene die voldoende heeft aan een geheugensteun.

DUO werkt op dit moment aan de Wegwijzer BRON. Deze Wegwijzer is bedoeld voor nieuwe medewerkers, maar is ook geschikt voor medewerkers die hun kennis over BRON willen opfrissen. De Wegwijzer zal in oktober beschikbaar zijn op de zakelijke site.

De conceptversie van de Wegwijzer BRON wordt de komende maand ter beoordeling voorgelegd aan een Klantenpanel. We staan ook open voor uw tips over de inhoud van dit document.

Uw nieuwe medewerkers kunnen ook een basisinstructie BRON bijwonen. U kunt de medewerkers daarvoor aanmelden bij uw relatiebeheerder. Bij voldoende deelname organiseren wij dan een instructiesessie op één of meer centrale plaatsen in het land. Deze sessies zijn ook een goede gelegenheid om ervaringen uit te wisselen met medewerkers van andere scholen.

Bij één op de drie VO-scholen staan nog steeds geslaagde examenleerlingen ingeschreven in BRON. Het gaat hierbij in totaal om bijna duizend leerlingen die al lang uitgeschreven hadden moeten zijn.

Het wordt steeds belangrijker dat scholen hun administratie op dit punt kloppend maken. Deze gegevens worden namelijk nu ook gebruikt door bijvoorbeeld Vensters voor Verantwoording.

Hoewel scholen tot 1 oktober de tijd hebben om de leerlinggegevens 'op te schonen', is het beter om dit de komende dagen en weken al te gaan doen. Dit voorkomt dubbele inschrijvingen en zorgt ervoor dat er eerder zicht ontstaat op de juistheid van de inschrijvingen op 1 oktober.

Nog niet alle scholen hebben de examengegevens van 2010 van het eerste en tweede tijdvak (correct) aan BRON aangeleverd. De scholen die dit nog niet hebben gedaan, hebben de deadline voor het aanleveren van deze ontbrekende gegevens ruimschoots overschreden.

Voor de scholen die de gegevens nog niet hebben aangeleverd, is op de beveiligde site van DUO de rapportage 'Wel SE geen CE' klaargezet. Deze rapportage heeft de bestandsnaam [BRIN]_20100809_Wel_SE_geen_CE.xls. In deze rapportage staan de examenkandidaten van wie wel SE-gegevens, maar nog geen CE-cijfers in BRON bekend zijn. Van deze leerlingen staan ook de uitslag en de uitslagdatum nog niet in BRON.

Zonder deze gegevens is de examenuitslag niet definitief. DUO moet deze gegevens daarom alsnog zo snel mogelijk ontvangen.

Een aantal scholen heeft nog doorverwijzingen naar een volgend tijdvak staan. Op de beveiligde site van DUO staat voor deze scholen de rapportage ‘Examen afgerond met doorverwijzing’ klaar, met de bestandsnaam [BRIN]_20100809_Afgerond_Doorverwijzing.xls. In deze rapportage staan de examenkandidaten met een afgerond examen voor wie nog een doorverwijzing naar het volgende tijdvak in BRON staat.

Door deze doorverwijzing is de examenuitslag niet definitief. DUO moet deze gegevens daarom alsnog zo snel mogelijk ontvangen.  

Als u hulp nodig hebt bij het doorgeven van de gegevens, dan kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs op het telefoonnummer (050) 599 90 00.