De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is een feit. Graag wensen wij u via dit nieuwe e-zine een goed 2010 toe. Het e-zine is een voorproefje van de huisstijl van DUO. De communicatiemiddelen die u kende van CFI en IB-Groep gaan er anders uitzien. Ze krijgen in de loop van 2010 mogelijk ook een andere opzet. De telefoonnummers, bezoekadressen en dienstverlening blijven voorlopig zoals u gewend was. Op onze website www.ocwduo.nl vindt u meer informatie over de organisatie. Dit is ook de ingang voor informatie over producten en diensten van DUO.

Ook in het komende jaar staan wij weer voor u klaar. Van verschillende zijden hebben wij gehoord dat velen van u het prettig vinden om te weten welke gezichten er achter de telefoontjes van IPO schuilen. Omdat de IPO-medewerkers prijs stellen op een goed persoonlijk contact met de scholen hebben zij zich met veel plezier op een groepsfoto laten zetten. Het resultaat vindt u hieronder.

Voorste rij: Annemieke Meijer (senior medewerker rapportage), Leo Flem (medewerker VO), Tineke Hodselmans (medewerker BVE), Annet Binnekamp (manager), Désirée van de Rieth (medewerker VO)
Middelste rij: Maarten Brunsveld (senior medewerker rapportage), Wilma Burkink (medewerker BVE), Corine Bouwer (medewerker VO), Maaike Varekamp (medewerker VO), Roos van Duin (medewerker VO)
Achterste rij: Max Frenkel (senior medewerker BVE), Hilly Delfsma (medewerker BVE), Marijke Dijkstra (medewerker Verzuim), José van Atten (senior medewerker VO), Marc De Raedt (senior medewerker produktiesturing), Leo Harryvan (medewerker VO), Hillie Heringa (medewerker VO), Gerrie Huigen (medewerker VO)
Niet op de foto: Anita Dusink (medewerker Verzuim), Bart Moes (senior medewerker systeemontwikkeling), Carla Tjapkes (medewerker BVE), Gerard Rozeveld (senior medewerker VO examens), Johan Meerveld (medewerker VO), Marja Kazemier (medewerker Verzuim), Rika Minderman (Medewerker VO), Sabine Venema (medewerker Verzuim).

Over de hele linie genomen is het aanlevergedrag van scholen verbeterd en de kwaliteit van BRON versterkt. Uit klantonderzoek blijkt dat de helpdesk van IPO op een goed niveau opereert. De score van deze dienstverlening vertaalt zich in alle processen in een rapportcijfer rond 8.
Scholen zijn ook tevreden over de bereikbaarheid en de beschikbaarheid van de nieuwe beveiligde site. Uit de onderzoeken komt naar voren dat zij het schrappen van veel onnodige signalen positief waarderen. Er zijn nog wel kritische opmerkingen over de uitleg van de signalen. Scholen vragen ook naar betere communicatie over terugmeldingen en klaargezette bestanden. Zij ondervinden veel overlast en extra werk door de onduidelijke regelgeving met betrekking tot in- en uitschrijven. Deze problematiek is bij OCW aangegeven, maar is nog niet opgelost.
Ook de andere opmerkingen uit klantonderzoeken zijn ter harte genomen of doorgespeeld en besproken met ‘Den Haag’. Vaak worden ze voorbesproken in het Gebruikersoverleg VO waarin een tiental scholen is vertegenwoordigd.

Op 21 en 22 december zijn de eerste assurance-rapporten voor 2009-2010 ontvangen en verwerkt. Enkele scholen hebben dit jaar al vroeg de accountant laten komen en een goedkeurend rapport ingestuurd. Dit is een positieve ontwikkeling, die wij van harte toejuichen. Wij hopen dat meer scholen spoedig volgen.

Eens uit de waan van de dag, in ongedwongen setting met elkaar in contact komen. Dit was de insteek van twee lunches, georganiseerd om verschillende ketenpartners (OCW, Inspectie en DUO) in gesprek te brengen met medewerkers van scholen. Tijdens deze zeer positief ontvangen lunches is een aantal acties geformuleerd voor DUO en de andere ketenpartners. Vele knelpunten waren gelukkig al ingezien en er wordt druk aan oplossingen gewerkt, zoals blijkt uit de verslagen van de Ketenlunches.

• Ketenlunch geldmuseum
• Ketenlunch Groningen

DUO wil graag vaker soortgelijke bijeenkomsten organiseren, zodat meerdere scholen met de ketenpartners kunnen spreken over de lange termijn, mogelijke knelpunten en vooral oplossingen. Over de vorm, inhoud en deelname zullen we u via E-zines informeren.

Uit het klantonderzoek na inzending van de assurance-rapporten 2008-2009 blijkt dat scholen over het algemeen heel tevreden zijn. Op alle onderdelen van het proces ‘aanleveren assurance-rapport’ scoort de tevredenheid boven de 90 procent. Vier van de acht onderdelen scoren zelfs boven 95 procent, dit geldt voor de ‘macro’, de helpdesk-medewerkers IPO, relatiebeheer en voorlichting/instructie.

Het aantal verbeterpunten naar aanleiding van dit onderzoek is klein. Ze zijn inmiddels opgepakt. Bij de suggesties wordt het meest digitalisering van het assurance-rapport genoemd. Zover is het helaas nog niet, u wordt ook in 2010 verzocht het assurance-rapport per post te sturen naar:

Dienst Uitvoering Onderwijs
t.a.v. OS/ Onderwijsnummer
Informatiepunt Onderwijs
Postbus 30152
9700 LC Groningen

Sommige scholen laten hun assurance-rapport rechtstreeks door de accountant naar DUO sturen. Het komt incidenteel voor dat scholen hierover geen duidelijke afspraken hebben gemaakt en er in de drukke dagen voor de zomervakantie pas achter komen dat hun assurance-rapport nog bij de accountant ligt. De school is echter zelf formeel verantwoordelijk voor tijdige verzending, daarom adviseren wij om daar goede afspraken over te maken met uw accountant.

Diverse scholen hebben vorig jaar aan het einde van het accountantsproces veel nawerk gehad omdat zij gekopieerde bijlagen hadden meegezonden. Wij willen accountants en scholen eraan herinneren dat een assurance-rapport alleen in BRON geregistreerd mag worden als dit is gewaarmerkt door de accountant en voorzien is van originele gewaarmerkte bijlagen.

De nieuwe versie van SimulON is vanaf begin februari te downloaden van www.ocwduo.nl. Tot die tijd is alleen de oude versie op de site te vinden. SimulON is een programma waarmee u examenresultaten kunt controleren met behulp van de relevante BRON-controles. Het bestand uit uw administratiepakket dat u in SimulON importeert moet voldoen aan de BRON-interfacespecificaties. Met SimulON oefent u in uw eigen administratieve omgeving, nog voordat u de gegevens verstuurt.

DUO heeft met de distributeur van de examenpakketten afgesproken dat ze de pakketten vóór de meivakantie op de scholen aflevert. Dit betekent dat u de pakketten op 21, 22 of 23 april kunt verwachten. Hiermee geeft DUO gehoor aan kritische opmerkingen in klantonderzoek en het Gebruikersoverleg VO.