Landelijke uitrol begonnen

Op 26 augustus is de landelijke uitrol van het verzuimloket begonnen met de eerste informatiesessie voor gemeenten in de provincie Groningen. Met name leerplichtambtenaren uit 19 gemeenten waren naar de stad Groningen gekomen voor een eerste kennismaking met het loket voor verzuim en vsv.

De bijeenkomst werd geleid door Petra Drijver, één van de twee relatiebeheerders die zich bezig houden met de landelijke invoering van het verzuimloket. Na een korte inleiding over de totstandkoming van het loket, werd nog even de tijd genomen om de film te bekijken die de IB-Groep over dit onderwerp heeft gemaakt. Deze film kunt u overigens ook bekijken via de site van de IB-Groep .

Vervolgens werd het nieuwe meldproces nog eens toegelicht; alle meldingen gaan via de IB-Groep naar de juiste persoon bij de juiste gemeente. Er werd nog eens benadrukt dat onderwijsinstellingen en gemeenten voor hun eigen interne processen verantwoordelijk zijn en blijven. En dat het contact tussen onderwijsinstellingen en gemeenten, als een verzuimmelding meer toelichting behoeft, nog steeds noodzakelijk is.

Daarna was het tijd om wat meer gedetailleerd naar de schermen van het verzuimloket te kijken. Dit gebeurde aan de hand van een aantal demofilmpjes, die inmiddels ook op de site van de IB-Groep terug te vinden zijn.

Zodra de contactpersonen de autorisaties hebben ontvangen, kan er via het verzuimloket gemeld worden. De bedoeling is dat vanaf 15 september de meeste meldingen in de provincie Groningen via het verzuimloket gaan. Het verzuimloket dat in de regio Groningen nu al in gebruik is, kan nog tot 15 oktober gebruikt worden door de contactpersonen die nog geen wachtwoord en gebruikersnaam hebben ontvangen.

Inmiddels zijn er ook informatiesessies gepland in de regio Gouda en Leiden. Binnenkort worden hiervoor de uitnodigingen verstuurd. Ook voor de regio Friesland wordt binnenkort de uitnodiging voor de informatiesessies verstuurd. Als u wilt weten wanneer de uitrol start in uw regio, kunt u dit vinden op de site van de IB-Groep .

Top

Melden en ontvangen via het administratiepakket

Het digitaal loket voor verzuim en schoolverlaten is een webapplicatie die voor alle onderwijsinstellingen gemeenten te benaderen is via de site van de IB-Groep. Zodra het digitaal loket in uw regio is ingevoerd, kunt u ermee aan de slag.

In veel gevallen zal het vanaf het eerste kwartaal van volgend jaar echter ook mogelijk zijn om verzuim rechtstreeks vanuit uw eigen administratiepakket, via de IB-Groep, te versturen. Voor gemeenten geldt hetzelfde. Volgend jaar kunt u verzuimmeldingen ontvangen en behandelen in uw eigen administratiepakket als uw administratiepakket verzuimmeldingen kan registreren. Op deze manier kunt u uw administratieve lasten verminderen. U hoeft dan namelijk niet meer apart gebruik te maken van de webapplicatie op de site van de IB-Groep.

Verzuimmeldingen opvoeren en ontvangen via uw eigen administratiepakket kan echter alleen als uw softwareleverancier het pakket zo aanpast, dat deze meldingen daadwerkelijk verstuurd en ontvangen kunnen worden. In januari 2008 hebben de bij de IB-Groep bekende softwareleveranciers de specificaties van de IB-Groep ontvangen, zodat ze op tijd konden beginnen met het aanpassen van de administratiepakketten.

Er is overigens geen verschil in functionaliteit tussen de webapplicatie van de IB-Groep en het versturen en ontvangen van verzuimmeldingen via het administratiepakket. In beide gevallen verstuurt u precies dezelfde informatie.

Als u wilt weten of uw administratiepakket geschikt is, of wordt gemaakt, voor geautomatiseerde uitwisseling van verzuimmeldingen, dan kunt u het best contact opnemen met uw eigen softwarelverancier voor meer informatie.

Als uw softwareleverancier besluit het administratiepakket aan te passen, kan deze alsnog contact opnemen met de IB-Groep voor de benodigde specificaties.

Hieronder vindt u een overzicht van softwareleveranciers die bij de IB-Groep bekend zijn. Een aantal hiervan is inmiddels gestart met het aanpassen van de door hun geleverde administratiepakketten. Mocht uw leverancier niet in het overzicht voorkomen of werkt u met een zelf ontwikkeld pakket dan zouden wij dit graag van u willen vernemen om dit overzicht te compleet te maken. U kunt dit doorgeven door een mail te sturen naar verzuim@ib-groep.nl .

Hoe wordt het verzuimloket ingevoerd

De uitrol van het Digitaal loket voor verzuim en vsv is inmiddels in volle gang. Hierboven heeft u al kunnen lezen hoe de eerst informatiesessie in Groningen is verlopen.

Maar voordat u daadwerkelijk kunt gaan werken met het verzuimloket moet eerst een aantal stappen worden genomen. Hieronder leest u hoe de invoering van het verzuimloket is georganiseerd en wat u de komende tijd kunt verwachten.

Stap 1
Een aantal maanden voor de geplande uitrol neemt een van de relatiebeheerders van de IB-Groep contact op met de RMC-coördinator van de betreffende regio. In dit gesprek wordt de uitrol binnen de regio besproken en doorgenomen wat daarvoor nodig is. De volgende punten komen onder andere aan de orde:

• Inventariseren contactpersonen bij gemeenten en instellingen
• Ophalen routeringsgegevens binnen de regio (waar moet welke melding naartoe)
• Aandachtspunten voor de betreffende regio
• Doornemen plan van aanpak voor de uitrol

Stap 2
De contactpersonen van de onderwijsinstelling die de RMC-coördinator aan de IB-Groep heeft doorgegeven, worden geverifieerd via de directies van de onderwijsinstellingen. De directies ontvangen hierover een brief met de namen van de contactpersonen. Desgewenst kan de directie andere contactperonen doorgeven aan de IB-Groep. Pas als de IB-Groep een reactie van de directie heeft ontvangen, kunnen in een later stadium de contactpersonen geautoriseerd worden voor het verzuimloket.

Stap 3
Per lokatie van een onderwijsinstelling en per afdeling leerplicht/RMC van een gemeente wordt vervolgens één contactpersoon uitgenodigd voor een informatiesessie. Tijdens deze bijeenkomst wordt de werking van het loket uitgebreid toegelicht. De informatiesessies worden door de IB-Groep, in overleg met de RMC-coördinatoren, per cluster van regio's georganiseerd.

De contactpersonen ontvangen via de mail een link, waarmee ze zich kunnen inschrijven voor een informatiesessie. Ongeveer een week voor de informatiesessie zal dan de definitieve uitnodiging, ook via de mail, worden verstuurd.

Stap 4
Na de informatiesessie worden de gebruikersnaam en wachtwoord, gescheiden van elkaar, opgestuurd naar de contactpersonen. Zo lang er nog geen definitieve bevestiging is ontvangen van de directie van onderwijsinstellingen, kunnen er nog geen autorisaties worden verstrekt.

Om de uitrol voor de IB-Groep beheersbaar te houden worden er twee accounts per locatie van een instelling en twee accounts per gemeente versterkt. Uitgaande van deze aantallen ligt het in de verwachting dat er landelijk 16.000 personen geautoriseerd zullen worden.

Top