Op 7 juni is een nieuwe release van het verzuimloket in produktie gegaan. In deze release is een aantal aanpassingen doorgevoerd. De wijzigingen vindt u hier.

Vanaf half juni 2010 laten we een klanttevredenheids-onderzoek VSV uitvoeren onder gemeenten en instellingen. Het onderzoek zal door onderzoeksbureau Ergo (www.ergo.nl) worden uitgevoerd. De resultaten van het onderzoek gebruiken we om de kwaliteit van onze dienstverlening verder te verbeteren.

Wij willen onder andere graag uw ervaringen met het verzuimloket, de gegevensleveringen en de rapportages vernemen. Het onderzoek zal bestaan uit een kwalitatief deel en een kwantitatief deel. Het kwalitatieve onderzoek wordt gebruikt als input voor het kwantitatieve onderzoek. Het kan zijn dat u voor het kwalitatieve onderzoek in juni benaderd wordt door een medewerker van Ergo, wij zouden het erg op prijs stellen als u aan het onderzoek zou willen deelnemen.

Het kwantitatieve onderzoek zal via een webenquête gehouden worden, u kunt hier vanaf september via een e-mail voor worden uitgenodigd.

De ingevulde webenquêtes komen rechtstreeks bij Ergo terecht. De rapportage van Ergo wordt geanonimiseerd aan ons opgeleverd. De resultaten van het onderzoek worden gepubliceerd op onze website.

Wij zouden het zeer op prijs stellen als u mee zou willen werken aan het onderzoek.

In de maanden maart, april en mei hebben de relatiebeheerders VSV/Verzuim van DUO meerdere workshops Verzuimloket verzorgd. Daarin zijn medewerkers van onderwijsinstellingen en gemeenten geïnformeerd over het Verzuimloket en werd het melden van ongeoorloofd verzuim doorgenomen. Hierbij is onder andere gebruik gemaakt van de demo’s op onze internetsite.

De deelnemers zijn geïnformeerd over specifieke onderdelen van het Verzuimloket, de beheerfuncties (locaties, melders/behandelaars) en de verzuimdagspecificatie. Daarnaast zijn de verschillende soorten verzuim besproken, waarbij opviel dat het melden van 'RMC-verzuim 18+' nog niet in alle regio’s geregeld is.

De workshop werd door de aanwezigen als een goede praktische aanvulling gezien, waarin ook de verhalen van andere scholen en gemeenten aan bod kwamen. Het werd als prettig ervaren dat de workshops samen met medewerkers van onderwijsinstellingen en gemeenten werden gehouden. Tijdens de workshops, vaak in kleine groepen, zijn beide kanten van het Verzuimloket bekeken. Hierdoor kregen de deelnemers een beter beeld van de 'andere kant': 'ik heb nu meer achtergrond gekregen, het leeft nu meer voor mij'.

Vanuit een aantal onderwijsinstellingen kwam het signaal dat er behoefte is aan best practices: voorbeelden van scholen die hun meldproces goed hebben ingericht en dat willen delen met andere scholen. Voor de meest efficiënte werking moeten er afspraken gemaakt worden, binnen de onderwijsinstelling, maar ook regionaal. Mocht uw instelling het meldproces goed hebben ingericht en bereid zijn om de kennis te delen met andere instellingen, neemt u dan contact op met uw relatiebeheerder.

Verder zijn de verzuimrapportages doorgenomen. De deelnemers is gevraagd om signalen en verbeterpunten met betrekking tot deze rapportages door te geven aan de eigen relatiebeheerder of aan de helpdesk. Deze punten worden meegenomen in de werkgroep ter verbetering van de verzuimrapportages, zie voor meer informatie daarover het laatste artikel van deze nieuwsbrief.

Alle deelnemers worden hartelijk bedankt voor hun deelname en inbreng!

In april hebt u in ons E-zine onder andere kunnen lezen dat u ook via uw eigen administratiepakket verzuimmeldingen kunt versturen en welke verschillende soorten verzuim er zijn. Ook deze maand hebben wij weer een aantal onderwerpen verzameld die wij onder uw aandacht willen brengen.

• De melder of behandelaar in het verzuimloket is niet altijd de inhoudelijk verantwoordelijke binnen een instelling of gemeente. De werkelijke verzuimmelding wordt regelmatig door een andere persoon verricht. Het is daarbij wel belangrijk om rekening te houden met de terugkoppeling per e-mail. Via 'Beheer melders'  of  'Beheer behandelaars' kunnen de gegevens opgevoerd worden van de persoon die daadwerkelijk geïnformeerd dient te worden over de afhandeling van een melding.
• Als een melder via 'Beheer melders' wordt opgevoerd, is de laatste vraag waar de melder werkzaam is. Hierbij wordt een melder gekoppeld aan een locatie van uw instelling. Als een melder echter voor meerdere locaties werkzaam is, en deze niet bij iedere locatie als melder is opgevoerd, dan kan het zijn dat u deze bij het opvoeren van een melding niet direct tegenkomt. U kunt dit voorkomen door geen locatie te kiezen bij het opvoeren van de melding, maar direct een melder te selecteren.
• Als instelling kunt u een reeds gedane verzuimmelding raadplegen of wijzigen. Hier vindt u een voorbeeld van deze schermen. Als u een melding alleen wilt raadplegen, zonder daar wijzigingen in aan te brengen, hoeft u niet op verzenden te drukken. Anders wordt er namelijk een e-mailbericht verstuurd naar de behandelende instantie zonder dat er daadwerkelijk iets gewijzigd is in de verzuimmelding.
• In het verzuimloket zit een zogenaamde 'time-out' opgenomen. Dit betekent dat u automatisch wordt uitgelogd als u tien minuten of langer geen gebruik maakt van het loket. Hierna wordt u gevraagd opnieuw in te loggen.
• Bij het opvoeren van een verzuimmelding kunt u als instelling in het veld 'Toelichting actie gewenst' aanvullende informatie invullen over de verzuimmelding. Als u bijvoorbeeld als instelling al de nodige afspraken met een leerling heeft gemaakt over zijn of haar verzuimmelding, waardoor de gemeente verder geen actie hoeft te ondernemen, dan kunt u dit hier aangeven.

De afgelopen periode hebben de projectdirectie Voortijdig Schoolverlaten (VSV) van het ministerie van OCW en DUO wensen vanuit het veld geïnventariseerd met betrekking tot de via de beveiligde site beschikbare rapportages absoluut en relatief verzuim.

Om deze wensen verder af te stemmen met gebruikers is er een werkgroep geformeerd met deelnemers vanuit gemeenten, bve-instellingen en vo-instellingen. Deze werkgroep zal op 23 juni 2010 bij elkaar komen, waarbij ook medewerkers van DUO en de projectdirectie VSV aanwezig zullen zijn. Tijdens deze bijeenkomst zullen de binnengekomen wensen worden doorgesproken, geëvalueerd en geprioriteerd.

Over de uitkomst van dit overleg, maar ook over het gehele verbeterproces rondom de rapportages zullen wij u de komende tijd informeren via dit E-zine.