Er wordt vanuit onderwijsinstellingen al enige tijd aangedrongen op het afschaffen van de onderwijskaart. Hoe staat het daarmee?
DUO is met het ministerie van OCW in gesprek over dit onderwerp. Zodra er nieuws is wordt u hierover geïnformeerd via het E-zine BVE.
Moet de datum van inschrijving op de onderwijskaart exact gelijk zijn aan de datum inschrijving zoals deze in BRON staat?
Ja, deze moet gelijk zijn. BRON hanteert namelijk dezelfde regels als het lesgeldsysteem.
Bovendien betekent een inschrijving in Bron als voltijdsdeelnemer BOL of Vavo dat er ook altijd een onderwijskaart moet worden ingevuld en opgestuurd naar DUO (voor zover de deelnemer op 1 augustus van het betreffende studiejaar 18 jaar of ouder is). Andersom betekent een onderwijskaart dat een registratie in Bron moet plaatsvinden.
Voor eigen codering school is er een hokje rechtsboven op het formulier. Is het ook erg als je hier buiten gaat?
Coderingen van de school (voor eigen gebruik) moeten binnen het daarvoor bestemde hokje blijven. Dit ter voorkoming van problemen bij het automatisch scannen van de onderwijskaarten.
Onderwijskaart is eigenlijk een verkeerde term. Lesgeldplichtigen zeggen dat ze geen kaart hebben ontvangen, wel een formulier…. Kan het niet onderwijsformulier worden genoemd?
In de wet staat de term 'Onderwijskaart' vermeld, daar moeten wij ons aan houden. Bovendien is de term bij veel mensen dermate ingeburgerd dat een naamswijziging meer onduidelijkheid geeft dan handhaving van de naam.
Als er een BOK teruggestuurd wordt omdat er geen handtekening op staat en vervolgens komt de student alsnog met de getekende SOK op school, hoe moet de school hiermee omgaan?
Als de BOK een stempel 'op tijd' heeft moet deze worden geretourneerd om alsnog de handtekening te krijgen. De SOK retourneren mag ook maar indien dit na de uiterste inzenddatum van 4 oktober is (studiejaar 2009-2010 5 oktober omdat 4 oktober op een zondag is), wordt deze niet meegeteld (overigens zijn de tellijsten afgeschaft per studiejaar 2007-2008, kijk voor het belang van tijdige inzending onderwijskaarten in het Handboek Lesgeld hoofdstuk 13, hieronder te downloaden)
Een student gaat in mei op stage naar het buitenland. Is dit een geldige reden om de student te vermelden op de lijst die voor 1 oktober binnen moet zijn, met de mogelijkheid de volledig ingevulde onderwijskaart alsnog voor 1 februari op te sturen?
Nee, deze regeling is niet voor deze groep bedoeld. Zie voor mogelijke oplossingen het Handboek Lesgeld, pagina 12.
Het GBA-adres op de onderwijskaart klopt niet, kunnen we dat op de onderwijskaart wijzigen?
Het heeft geen zin dit op de onderwijskaart te wijzigen. We krijgen automatisch nieuwe adresgegevens van de GBA, mits de student deze heeft doorgegeven aan de gemeente. De kaart kan met het onjuiste adres worden ingeleverd.
Kan een duplicaat OWK ook worden verzonden naar de school?
Nee, dat is niet mogelijk. Het systeem verzendt de duplicaten automatisch naar de ouder of leerling. Om privacyredenen is het niet mogelijk het duplicaat (en daarmee gegevens van de leerling) rechtstreeks naar de school te sturen. Alleen om die reden is een kostbare systeemaanpassing thans niet aan de orde. Wel staat op de site van DUO een onderwijskaart die op het scherm kan worden ingevuld en daarna in drievoud kan worden geprint.
Is de student die exact op 1 augustus 18 jaar is geworden lesgeldplichtig?
Lesgeldplichtige is de student die op 1 augustus 18 jaar of ouder is. Wordt de student na 1 augustus 18 jaar dan is hij dat studiejaar niet lesgeldplichtig, ook niet als hij na zijn 18e verjaardag wordt ingeschreven. Voorbeeld: student wordt 18 op 1 november en schrijft zich in per 1 december, hij is dan niet lesgeldplichtig in dat schooljaar. In dit voorbeeld is de student pas lesgeldplichtig in het volgende schooljaar.
Ligt de verantwoordelijkheid voor het aanvragen van een duplikaat bij de school of bij de student?
De verantwoordelijkheid ligt bij de student, maar de school kan wel een duplicaat aanvragen. Het voordeel voor de school is dat ze zeker weten dat er een duplicaat wordt toegestuurd en aan wie, zodat ze de student zonodig kan herinneren dat de kaart moet worden ingeleverd.
Moet je studenten die voor het einde van het schooljaar stoppen altijd uitschrijven?
Ja wel in Bron. Met een bewijs van uitschrijving is dit meestal niet meer nodig. Kijk in het Handboek Lesgeld hoofdstuk 6.
Waarom moet het Brinnummer gestempeld worden op de onderwijskaart, terwijl in eerdere jaren ook handgeschreven vermelding van het Brinnummer werd geaccepteerd?
De regels zijn verscherpt i.v.m. mogelijke fraude.
Blauwe zakken zijn soms erg vies, hoe kunnen we een nieuwe krijgen?
Even een briefje met het verzoek om nieuwe zak bij de zending voegen of stuur een e-mail naar de relatiebeheerder in uw regio.
Studenten die een half jaar op stage zijn kunnen moeilijk de OWK tekenen, kan dit met een machtiging? Is er een standaard machtiging?
Er is een algemene standaard machtiging voor het regelen van studiefinancierings zaken, echter bij de OWK moet een aparte machtiging. Er zijn echter ook andere oplossingen. Zie pagina 12 van het Handboek Lesgeld.
Vergrendeling van de blauwe zak is soms kapot, wat kunnen we dan het beste doen?
De zak met stevig plakband dichtplakken. De zak wordt dan door de postkamer afgevoerd, de geleidelijst wordt in een andere zak teruggezonden. Ook kan uiteraard een nieuwe zak besteld worden. Stuur hiervoor een e-mail naar de relatiebeheerder van DUO.
Wat kan het beste als betaalwijze worden aangekruist op de OWK als er naar verwachting een vergoeding lesgeld wordt toegekend of een verzoek om 'buiteninvorderingstelling lesgeld voor asielzoekers' wordt gedaan?
De lesgeldplichtige kan het best die betaalwijze aankruisen die hem het best uitkomt als er (onverhoopt) geen vergoeding wordt toegekend. Dit kan per persoon verschillen.
Voor asielzoekers en andere vreemdelingen die een verzoek om buiteninvorderingstelling lesgeld doen, geldt het volgende.
Als wordt gekozen voor betaling via automatische incasso, kan bij een succesvolle incasso geen terugbetaling plaatsvinden als het verzoek om buiteninvorderingstelling wordt gehonoreerd.
Wordt de poster op alle vestigingen opgehangen door het distributiebedrijf?
Dit was zo tot en met schooljaar 2005-2006. Vanaf studiejaar 2006-2007 zit de poster in het lesgeldpakket. De posters zijn ook los te bestellen. Dit kan met een bestellijst die op onze site staat.
Mag de school ook een lijst aanleveren bij DUO met studenten die een duplicaat onderwijskaart nodig hebben?
Ja, de servicekantoren hebben hiervoor een standaard formulier, indien u daarover niet beschikt dan kunt u zelf een lijst maken van de studenten met daarop vermeld: OenW-nummer, achternaam, 1e Voornaam, overige voorletters, geboortedatum en adres. Tevens de naam en medewerker van de school die de aanvraag doet. Fax of mail de lijst naar het Servicekantoor in uw Regio.
Het is een moeizaam proces om de onderwijskaarten binnen te krijgen, daardoor gebruiken we noodzakelijkerwijs veel bokken, mag dit niet meer?
Om verwerkingsfouten en verkeerde registraties aan beide kanten te voorkomen wordt de voorkeur gegeven aan standaard onderwijskaarten. Indien dat niet lukt mag natuurlijk altijd een Blanco onderwijskaart gebruikt worden. Deze staat ook op onze site.
De onderwijskaarten moeten worden ingeleverd voor oktober, mag het ook al voor de vakantie?
Ja, graag zelfs, erg prettig om bij DUO het werk beter te kunnen verdelen. Het vermindert ook foutenpercentage in registratie.
Moeten studenten die in juli diplomeren ook met een BUS-lijst of BUS uitgeschreven worden?
Zie voor alle regels met betrekking tot uitschrijving hoofdstuk 6 van het Handboek Lesgeld.
Waar is de wettelijk regeling voor ongeoorloofde afwezigheid beschreven?
Deze regels zijn beschreven in de artikelen 4.3, 4.4 en 4.5 van de Wet Studiefinanciering 2000 en de artikelen 4.12, 4.13 en 4.14 van de Wet Tegemoetkoming Studiekosten, alsmede artikel 8.1.7 van de WEB en artikel 27a WVO.