STC als eerste BRON-uitwisseling afgerond

‘Een strakke planning vooraf is belangrijk om de uitwisselingen goed te laten verlopen’, vertelt Ettema. ‘Bij het STC zijn de administratieve taken voor de uitwisseling met BRON en de registratie van bekostigingsrelevante gegevens daarom gecentraliseerd. De gegevens worden centraal ingevoerd, waardoor het proces goed beheersbaar is. Voordat wijzigingen aan BRON worden aangeleverd, wordt een controle gedaan op mogelijke inconsistenties met de bestaande situaties en gegevens in BRON. We hebben een scheiding tussen de verschillende taken, zoals het afhandelen van BPV-overeenkomsten, de invoer en mutaties van deelnemersgegevens en het uitwisselen van bestanden met DUO.’

Het STC wisselt steeds vaker en sneller gegevens uit, waardoor knelpunten vroegtijdig worden ontdekt. De uitwisseling blijft overzichtelijk, omdat het om ‘kleine plukken’ van gegevens gaat.

Naast het werken met een centrale aansturing zijn volgens Ettema goede interne communicatie en heldere afspraken en formats van belang bij een correcte en tijdige uitwisseling. ‘We hebben enkele keren per jaar een centraal managersoverleg. Tijdens dat overleg worden de belangrijkste onderwerpen van het bekostigingsproces en de deadlines doorgenomen.’

Ettema plaatst ook nog een kritische noot. ‘Twee zaken hebben het afgelopen jaar gezorgd voor een verhoging van onze administratieve last. Dit is onder andere de uitbreiding van de accountantscontrole met de toetsing van het “Kader financiële rechtmatigheid OCW-wet- en regelgeving 2009”. Hij geeft hierbij aan dat het lastig is dat de aanpassingen in het controleprotocol vaak niet tijdig bekend zijn, zodat een instelling daar niet op in kan spelen. ‘Het afgelopen jaar hebben we, in goed overleg met de accountant, de controle op bekostigingsgegevens naar het begin van de controleperiode verplaatst.’

Het verzamelen van de ‘code leerbedrijf’-gegevens heeft de administratieve lasten ook verhoogd. Ettema: ‘Het afgelopen jaar was het proces voor het ‘code leerbedrijf’ nog niet altijd duidelijk voor de betrokken partijen. Ook duurden accreditaties soms lang en was het onduidelijk hoe de uitwisseling met BRON moest plaatsvinden als er sprake was van een intermediair.’ Er is verder een goede samenwerking met het kenniscentrum. ‘Door een wekelijks direct contact met het kenniscentrum worden BPV-overeenkomsten snel afgewikkeld en worden onduidelijkheden en problemen snel opgelost.’

Ettema geeft als laatste, maar zeker niet als onbelangrijkste aan dat de credits voor de snelle afronding van de uitwisseling vooral naar de toegewijde en hardwerkende medewerkers van de (centrale) administraties gaan.